管理会社の業務範囲が知りたい！

マンションの資産価値は管理会社で左右されるの？

マンションの設備は管理会社が全部管理しているの？

修繕積立金の金額は、管理会社に任せておけば大丈夫？

管理会社は植栽の管理もしているの？

理事会の継続性を維持するポイントは？

理事会運営の中で管理会社の役割とは？

管理規約を変更したい！

未収督促の契約期間が長い管理会社を選びたい！

故障修理を管理会社に依頼するメリットは？

損害保険はどこに頼んでも同じ？

バルコニーのサッシ交換をしたい！

マンションの清掃に不満がある！

緊急対応してもらうと、その都度お金がかかるの？

共用部分のアフターサービスは管理会社と無関係？

「お知らせ文書」作成は管理会社の仕事？

管理員の業務態度が悪いので交代させたい！

専門会社が点検している業務を管理会社と契約するのは何故？

管理会社の業務範囲が知りたい！

管理会社は、共用部分の維持管理を行う「管理組合」から委託を受けて業務を行いますので、「共用部分の維持管理」が主な業務になります。
また、国土交通省が示している「標準管理委託契約書」には、業務範囲として次のように記載されております。

1. 事務管理業務
2. 管理員業務
3. 清掃業務
4. 建物・設備管理業務

各業務の内容については、「業務仕様書」の中で記載するのが一般的なスタイルです。詳しくは「標準管理委託契約書（単棟型）」をご参照ください。

弊社には、管理組合様から毎日のように管理委託についてのご相談を頂いており、その多くは「現在の管理会社に不満がある」との内容です。不満の内容は様々ですが、明らかに「契約業務ができていない」場合のほか、「契約範囲」や「提供する業務のレベル」についての認識の違いが管理会社への不満につながっている場合も少なくないようです。
同じように見える業務でも、管理会社によって契約内容や実際の業務提供のレベルが大きく異なってくる場合があります。

管理会社に不満がある場合には、「何が不満なのか？」を明確にし、「現在の管理会社との契約業務に含まれているのか？」を確認したうえで、他社と比較検討してみるのもひとつの方法でしょう。

マンションの資産価値は管理会社で左右されるの？

管理会社の企画・提案力の差によって、２０年、３０年後の資産価値が大きく変わってくることがあります。
現在の管理会社は「改良・改善」まで踏み込んだ情報提供、提案をしていますか？

一般的にマンションの修繕工事は建物・設備の「機能の維持や回復」を目的に実施されますが、計画性のない場当たり的な修繕の繰り返しでは「時代遅れのマンション」となり、結果的に大切な修繕積立金を無駄にしてしまいます。

弊社では、常に「マンションを最適の環境にする」ことをポリシーに、日常の居住者の声や社会状況を反映して「使い勝手の向上」「防犯・防災性の向上」「最新設備の導入」「バリアフリーへの対応」「環境・省エネルギーへの配慮」「美観の向上」などを考慮して、20年、30年先を見越した「いつまでも色あせないマンション作り」の企画・提案をしています。

マンションの設備は管理会社が全部管理しているの？

一般的に、管理会社は「マンションの共用部分」について管理しています。
マンションの設備は、室内にある設備以外はすべて「共用部分」と思ってしまいがちですが、見えない「給排水管」にも各部屋の持分があります。また、給湯設備や換気設備は一般的には各部屋で独立しているため、すべて「専有部分」となり、各部屋の所有者が維持管理をする必要があります。 しかし、維持管理といっても、「いつ、何をしたらいいか？」は、専門家のアドバイスがないとなかなか分かりません。

最近では、リフォーム業者や設備業者が「設備点検」などの口実でお部屋内に入り込み、強引なセールスで「法外な価格で必要のない改修をさせられる」事例が急増しています。専有部分についても「どんな設備をいつ改修すればよいか」を管理会社に相談できれば、こうした悲劇は事前に回避できます。 現在の管理会社は、専有部分の設備や、その老朽化の状況について把握していますか？

弊社では、修繕実施計画作成のため「建物診断」を定期的に行っていますが、この際「共用部分」の診断と併せて「専有部分」の設備についても劣化状況の確認を行い、「住宅設備機器の一斉交換募集の企画・提案」など、皆様が「割安」かつ「適切なタイミング」で設備更新できるようにサポートします。 「共用部分の管理」にとらわれず、「何がマンションにとって一番いい方法か？」を常に意識して提案している管理会社かどうかを見極めることも大切です。

修繕積立金の金額は、管理会社に任せておけば大丈夫？

「修繕積立金」は、将来の計画的修繕のための「管理組合の積立貯金」ですから、金額を決めるのは管理組合の皆様です。そして、必要な積立金額を計算するための基礎資料として「長期修繕計画書」を作成する必要があります。

多くの分譲マンションでは、管理会社または分譲会社が作成した「長期修繕計画書」を基にして「修繕積立金」や「修繕積立基金」が設定されておりますが、当初の設定金額で足りるとは限りません。

現在の管理会社から、「長期修繕計画書」の内容と「今後の資金計画」について、十分な説明やアドバイスを受けていますか？

せっかく「長期修繕計画書」があっても、「適切な資金計画」へのアドバイスや修繕積立金改定までのサポートがなければ十分とはいえません。

弊社では、長期修繕計画書を基に理事会や総会で状況のご説明をはじめ、様々なシミュレーションに基づくご提案やアンケートの実施などで、皆様の将来の備えである資金計画の立案から実行にいたるまで全面的にバックアップします。

管理会社は植栽の管理もしているの？

多くの場合、植栽管理は管理組合と植栽業者との直接契約になっているため、管理会社は業者への支払い手続きだけを行っている場合が少なくありません。

しかしながら、植栽業者は年間契約をしていても年に数回決まった作業を行う契約になっている場合もあり、毎日の植栽の状況は的確につかめません。「業者に任せきり」で、何もしない管理会社では、良好な植栽環境が維持できるか疑問です。

弊社では、管理員に植栽に関する研修を行ない、基本的な植栽管理知識を身に付けてさせています。日常の点検の中で植栽の状況を観察して業者と密接に連絡をとり、病気・害虫の予防など適切な管理をサポートしております。

また、単に現在の植栽環境を維持するだけではなく、グレードアップのための植え替えや樹木の生育環境向上への提案など、社内の専門家によるバックアップ体制も整えております。

理事会の継続性を維持するポイントは？

「理事が毎年全員入れ替わるため、前期までの検討事項や話し合いの経緯が十分に伝わらない」という声をよく耳にします。「一度きりの理事会引継ぎ」では、すべてを把握することは難しいでしょう。しかし、前期の運営内容を十分に把握していないと、継続性のある管理組合運営は困難です。

できれば、理事の任期を２年にして半数改選にするなど、前年度の理事会活動内容を把握した方が常に理事会内にいることが理想的です。しかしながら、役員の方の負担が増えてしまうためなかなか実現しにくいのが実情のようです。

こんなとき、「管理会社が理事会の運営内容を把握し、正確に伝える」ことが、「引継ぎを補完する」という意味で、理事会の継続性維持に大きな役割を果たします。毎回の理事会に出席していても、「管理業務の報告」や「理事会からの依頼事項の処理」だけを行っている管理会社では、こうした役割を期待するには無理があるでしょう。

弊社では、担当者が毎回の理事会に出席し、事務局として議案調整や議事進行をサポートしておりますので、理事会の運営状況を熟知しています。
また、初回の理事会では「年間管理運営計画」を提示して年度内の検討事項の整理をし、昨年までの検討状況を踏まえた議題提案を行なうことで、計画的でスムーズな理事会運営をサポートします。

理事会運営の中で管理会社の役割とは？

国土交通省が定めた「標準管理委託契約書」では、業務仕様書の「理事会の開催・運営支援」の項目に次の内容が記載されております。

1. 開催日程の調整
2. 役員に対する理事会招集通知及び連絡
3. 甲（管理組合）の求めに応じた理事会議事に係る助言、資料の作成
4. 理事会議事録案の作成

多くの管理会社では、これに準じた仕様となっているようですが、この中で「3. の業務」の具体的な内容には、管理会社の「理事会運営に対する姿勢や能力」が色濃く反映され、管理組合にとって「頼れる管理会社であるかどうか？」の大きな要素になるのではないでしょうか？

現在の管理会社は、理事会前に議題についての提案や助言、事前資料の作成サポートをしていますか？また、理事会で積極的なアドバイスがありますか？
弊社では、理事会の前に理事長と議題の調整をし、議事に必要な資料をあらかじめ準備して議事進行がスムーズに行われるよう十分にサポートいたします。また、理事会の中でも、議事の内容に応じて様々な事例の紹介や解決策のご提案、「規則の改正」「マナー啓蒙の文書」「アンケート」など様々な文書作成のサポートなどを行なっています。

多くのマンションを管理していても、単に「言われたことをするだけ」の管理会社では、理事会運営ノウハウの蓄積・提供はできません。「頼りになる管理会社」をパートナーにしているかどうかで、理事会運営は大きく異なってきます。

管理規約を変更したい！

マンションでは、建物の適切な維持保全を図り、居住者の皆様方が快適に生活してゆくために、管理規約・使用細則など様々な規則を定めておりますが、「よりスムーズな管理組合運営」「より便利な施設運営」を目指して新しい規則の制定や、現在の規則の見直しをすることもできます。

しかしながら、せっかく新しい規則を作ったり、見直しなどをしても、規則の不備から思わぬトラブルが発生することもあります。

弊社では、理事会での検討内容が管理規約に関わってくる場合などには、あらかじめ現在の規約の内容を精査したうえで、検討の趣旨を踏まえて最適な改正案をご提案します。

弊社では、過去の事例・判例分析により、運用上のトラブルを避けるためのノウハウを蓄積しており、現行規則の変更や細則・運用ルール策定のバックアップ体制を整えております。

「規則の制定・改正」は、管理組合にとって大変重要な事ですから、高いノウハウを提供できる管理会社であるかどうかを見極めることも大切です。

未収督促の契約期間が長い管理会社を選びたい！

管理費等の未収金の督促で重要なのは、「どれだけ管理組合の立場に立って、本気で債権回収に取り組むか？」です。ただ、おざなりに決められた期間の定型的な督促作業を行うだけでは、未収金の問題はなかなか解決しません。「契約期間」だけではなく、未収金督促に対する「姿勢」や「体制」にも目を向けましょう。 弊社では、債権管理の専門部署による強力なバックアップ体制の下に、社内会議にて徹底的に「進捗管理」「指導」「監督」を行っております。 毎月書面と電話にて督促するほか、未収入金が3ヶ月を過ぎた場合には「内容証明郵便」による督促を行います。契約書上の未収督促期間は6ヶ月ですが、その後も理事長・理事会や未収者と密接に連絡をとり、「債務承認書」や「支払計画書」取得のご提案など、未収金が解決するまで管理組合の立場に立って積極的にサポートいたします。また、「支払督促申立書」や「配当要求書」の作成の支援など、いざというときの法的措置に関する支援も行います。

※　訴訟手続きに関する業務は、別途弁護士に委託する必要があります。

故障修理を管理会社に依頼するメリットは？

故障の原因は様々ですが、抜本的な解決を図らずに「壊れた箇所をただ修理する」だけでは同じことの繰り返しになってしまうこともあります。

管理会社によっては、専門の修理業者から見積書を取り寄せるだけで、内容を十分に把握していないこともあるようです。

弊社には独自の工事部門があり、建物・設備それぞれの専門家が現地を確認して、単なる故障箇所の修理だけでなく、再発防止の抜本的解決策や使い勝手の向上など「マンションの資産価値向上」に向けた改修提案を行ないます。

また、点検・診断を行う技術者が直接「工事の監修」をすることで、品質の高い工事と確実なアフターサービスを提供することができます。

突発的な故障を未然に防ぐためには、日常から「予防保全」の観点に立った計画的な改修が必要です。工事の専門家を擁した管理会社であれば、より的確で信頼性の高い改修提案が期待できるでしょう。

損害保険はどこに頼んでも同じ？

マンションの損害保険は「保険会社が同じであれば、内容は同じ」と思われがちです。
しかしながら、現実には内容が多少「不適切」であってもそのまま契約できてしまいます。中には、20年以上も同じ内容で契約更新を続けている例もあるようですが、建物を建て直す費用は年々変わりますので、保険金額も見直しが必要となります。

また、マンションでは火災以外にも、衝突や盗難・破損事故など様々なリスクがありますので、補償範囲の検討も重要です。
現在の管理会社が、何の説明もせずに毎年同一内容での更新手続を行っているような場合、適切な保険契約ができているか疑問です。

弊社では、管理組合運営担当者に損害保険の資格取得を義務付けており、契約更新時には「契約金額」「内容」をチェックし、「補償範囲」や「地震保険」の説明など、内容を十分に理解していただいた上で最適な保険をご提案します。

このほか、専有部分の保険についても、専門部署による「保険診断」や「保険会社とタイアップしたオリジナル保険商品の企画・提案」など、マンションライフの総合的なリスク管理をお手伝いします。

バルコニーのサッシ交換をしたい！

2種類の方法があります。

（1）大規模改修工事の際に全ての住戸サッシを一斉交換

弊社では「長期修繕計画」にて予めサッシの一斉交換を見込んでおり、併せて十分な資金計画もご提案しています。大規模改修工事と併せて一斉交換することで工事費用も割安になり、マンション全体の資産価値向上にもつながります。

（2）各区分所有者が独自にサッシ交換を出来るようにルールを変更

弊社では、マンションの統一性が損なわれずに共用部分のリフォームができるようにするため、トラブルが起こらないように配慮した「管理規約」「使用細則」の改定案、「サッシ交換の共通仕様」作成のサポートを行っています。また、割安な価格で交換できるよう「一括交換の募集」の企画・提案も併せて行なっております。

マンションの清掃に不満がある！

きれいになっていないのであれば、以下の理由が考えられます。

1. マンションの規模に見合った清掃時間が設定されていない。
2. マンション全体の清掃に数日かける清掃仕様になっている。
3. 清掃仕様書から漏れている箇所がある。
4. 清掃員（管理員）が、清掃仕様を理解していない。
5. 清掃員（管理員）が、十分な清掃技能を持っていない。
6. 管理員が清掃のチェックや指導を行っていない。

いずれの場合でも、管理会社による現地での清掃のチェックや指導が適切に行われていれば、清掃が不十分なまま放置されることは防げるはずです。

弊社では、専門部署での清掃手法研究に基づく「スタンダード清掃仕様」を作成したうえ、定期的な研修にて適切な清掃方法を指導しています。また、熟練のインストラクターによる清掃点検及び現地での指導により、常に清掃品質の維持・向上に努めています。

緊急対応してもらうと、その都度お金がかかるの？

現在の管理会社は、緊急対応を自社の社員で行っていますか？
大手管理会社の多くは、設備故障への緊急対応体制を整えているようですが、実際に駆けつけるのは、「警備会社」や「設備保守会社」である場合は少なくありません。

せっかく駆けつけても、マンションの設備を熟知していなければ応急処置はできません。専門業者を手配することになれば、費用はかかります。

また、全ての緊急対応を設備保守会社に委託していると、簡単に解決する内容でも、そのつど費用がかかってしまう場合があります。

弊社では、マンションの設備を熟知した技術員が直接対応いたしますので、応急処置には費用がかからず、内容によっては専門業者を手配せずに復旧させることができます。

共用部分のアフターサービスは管理会社と無関係？

共用部分の不具合箇所の指摘や補修要求は管理組合が売主に対して行うものであることから、一般的には管理委託契約に含まれていません。

とは言っても、建物や設備の不具合は、専門家でなければなかなか見つけられない場合もあり、管理会社でなければ入らない箇所も少なくありません。管理会社が協力的でないと本来見つかるはずの不具合が見つからない場合もあります。また、不具合箇所を見つけ、売主と交渉しなければならない管理組合役員の方の労力も大変なものです。

弊社では、日常の保守点検のほか、建物完成時の導入点検、１年目、２年目の点検にて、建物・設備の専門家がマンション内を全て点検し、不具合のほか、「使い勝手が悪い」「防犯・防災上改善の余地がある」など、居住者の立場に立って改善点をリストアップし、役員の方々にも状況を確認していただいた上で、管理組合を代行してディベロッパーに補修要請し、補修の進捗状況や補修後のチェックを行うなど全面的にバックアップします。

通常、売主による共用部分のアフターサービスは期間が定められていますので、定められた期間を超えてしまうと、大切な修繕積立金で補修しなければならなくなってしまいます。

「本当にお客様の立場に立って管理しているかどうか」は、こうした部分のサポート姿勢に出てくるものです。

「お知らせ文書」作成は管理会社の仕事？

「住民への広報など、管理組合からのお知らせ文書についての案文作成をしてもらえない。作成してもらえても、文章が稚拙で使い物にならない。」といった声を耳にします。「ゴミの出し方」や「一般的なマナー啓蒙」など、よく使われるチラシ類は管理会社が用意してくれることが多いでしょう。

しかしながら、マンションで起こる事柄は実に多種多様で、その時々の状況に応じた広報活動が効果的です。時には、理事長名での警告文書を発信しなければならないこともあります。

一般的に、管理委託契約では「管理組合の文書作成」は契約業務として明記されていないため、多くの管理会社では、踏み込んだ内容のチラシや個別性の強い文書については案文を作成しないことが多いようです。理事会活動において、こうした文書作りは決して少なくないので、役員の事務的な負担は相当なものです。

弊社では、管理組合からのお知らせ文書作成を積極的にサポートしております。このような文書作りは、日ごろからの文書作成ノウハウの蓄積がないと、効果的なものはできません。ちょっとしたことのようでも、こうしたところで管理会社の違いが出てくるものです。

管理員の業務態度が悪いので交代させたい！

管理会社によって対応は異なるでしょうが、まずは現状の問題点を伝えて指導させ、改まらないようであれば、管理組合の意向に沿った対応をするのが一般的でしょう。

しかし、これは単に「管理員としての資質」の問題だけではなく、管理会社としての「管理員に対する教育・指導体制」が大きく反映されてきます。

弊社では、管理員業務の品質を更に向上させるため、管理員の募集から「教育」「研修」「日常の指導」を一貫して実施しております。また「業務マニュアル」により管理ノウハウを共有化しておりますので、管理員の資質に左右されない管理員業務が提供できます。

専門会社が点検している業務を管理会社と契約するのは何故？

管理会社が元請会社として、保守点検の期日管理・連絡・監督・履行確認を行うことで、管理組合の業務負担・責任負担は大きく軽減されます。

しかしながら、こうした元請業務の基本的な事項を行わず、設備保守会社にまかせきりにしている管理会社であれば、十分な機能を果たしているかは疑問です。

弊社では、基本的な元請管理はもちろんのこと、専門部署にて「スタンダードの点検基準」を作成し、各専門会社を指導・監督して業務品質の維持・向上に取り組んでいます。